VICENTE PÉREZ
Los papeles cotidianos de hoy serán los impresos y escritos históricos del mañana. Con esa perspectiva, Miguel Ángel Santiago Pérez, presidente de los archiveros del Archipiélago, advierte de la «precaria» situación de los archivos de muchos ayuntamientos, donde se «acumulan sin control ni tratamiento técnico» los documentos. Una situación que tacha de «grave» porque «parte del patrimonio documental, así como el derecho de los ciudadanos a la transparencia administrativa corre el peligro de desaparecer».
Entrevistado por PLANETA CANARIO con ocasión de la reciente celebración del Día de los Archivos, explica cuál es la situación de estos profesionales, que esperan desde hace años contar con una legislación canaria «moderna, eficaz y viable». En la actualidad existe una propuesta en forma de proyecto de ley en trámite parlamentario, que tendría que retomar el Parlamento autonómico en esta nueva legislatura.
Miguel Ángel Santiago está encargado del archivo municipal de Los Llanos de Aridane y preside la Asociación de Archiveros de Canarias (ASARCA), un colectivo que, según subraya su máximo representante, «puede contribuir a conseguir que se conserve nuestra historia, con un correcto tratamiento» de los fondos documentales.
¿En qué vamos a notar los ciudadanos la Ley de Archivos?
Realmente el proyecto de la nueva Ley de Archivos todavía no está aprobado por el Parlamento de Canarias. Aún está vigente la Ley 3/1990 de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias, una ley que nunca se ha desarrollado reglamentariamente y que ya no es viable porque se ha quedado muy desfasada.
El proyecto de Ley, que se halla en trámite parlamentario, intenta que Canarias tenga una legislación de archivos actualizada y que facilite la creación de un verdadero Sistema de Archivos en Canarias.
¿Están los archiveros satisfechos con esta propuesta de regulación?
El proyecto de la nueva Ley aún debe pasar por el trámite de información pública. En ese momento ASARCA realizará todas aquellas alegaciones que considere convenientes para mejorar la Ley. Llevamos muchos años luchando por tener una legislación moderna, eficaz y sobre todo viable ante los problemas que tenemos en Canarias respecto a la gestión documental, tanto de la documentación histórica como de la administrativa. La Asociación de Archiveros de Canarias siempre ha solicitado la implicación efectiva y responsable de los órganos competentes en materia de gestión documental y archivos de la Administración de la Comunidad Autonómica de Canarias en la aprobación de una nueva ley de Archivos y Patrimonio Documental que implante y desarrolle un sistema de archivos en todas las administraciones públicas canarias mediante la dotación de los medios materiales, técnicos y humanos necesarios.
¿Hay problemas para conservar y gestionar determinados archivos en Canarias? Hay muchos problemas ¿Cuáles?
La diversa topología de archivos que nos podemos encontrar hace que también sean diferentes las situaciones. Los archivos que dependen directamente del Gobierno de Canarias (archivos de las consejerías y archivos históricos provinciales) representan la punta de lanza ya que cuentan con medios y personal adecuados para desarrollar su labor. Pero si nos vamos a la mayoría de archivos de la administración local la situación es precaria. Nos encontramos en muchas de estas administraciones con acumulación de documentos sin control ni tratamiento técnico especializado para su organización. Esto es grave, porque parte del patrimonio documental, así como el derecho de los ciudadanos a la transparencia administrativa corre el peligro de desaparecer.
¿La digitalización es un proceso que está ya avanzado o todavía existen archivos históricos que solo están en soporte papel?
La digitalización se va desarrollando poco a poco. Desde el Gobierno de Canarias se han desarrollado proyectos puntuales para digitalizar documentación histórica en administraciones locales. Y los archivos históricos provinciales realizan regularmente ese trabajo con sus propios fondos. Algunos ayuntamientos han realizado esfuerzos en este sentido y han digitalizado algunos de sus documentos históricos más importantes, pero no es lo habitual en la administración local.
¿Cómo ha cambiado el trabajo del archivero con la irrupción de las nuevas tecnologías digitales en los últimos 30 años?
Los profesionales de la gestión documental debemos aprovechar el desarrollo de las nuevas tecnologías para colocarnos en un lugar estratégico dentro del organigrama de cualquier organización, sea pública o privada.
No hay que olvidar las políticas de gestión de los documentos electrónicos deben incorporar la metodología de trabajo en archivos en el nuevo entorno de la administración electrónica. Ese es el futuro inmediato. Las nuevas funciones que debemos necesariamente asumir en el tratamiento de la documentación incorporan cada vez más procedimientos de trabajo fundamentados en las nuevas tecnologías.
Los archivos del futuro serán solo digitales y serán gigantescos. ¿Podremos gestionar adecuadamente como sociedad este volumen de información en un soporte que además nadie garantiza que sea duradero? Un libro dura siglos, determinados soportes digitales solo decenios…
La documentación electrónica, por su naturaleza, debe gestionarse, tratarse y conservarse en el entorno digital. Con este fin, la conservación ha de realizarse a su vez en el archivo electrónico, el cual permite almacenar por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Estos archivos electrónicos, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos vienen a ser complementarios y equivalentes a los archivos convencionales. Por otra parte, el medio digital es mucho más vulnerable a la manipulación y a la destrucción que el papel y otros medios tradicionales, y todos los medios tecnológicos que hacen posible su uso se vuelven obsoletos a medio plazo. Es por ello que la preservación digital toma cada vez más importancia en todos los procedimientos de gestión documental electrónica. Nosotros reivindicamos con firmeza el papel de las personas que trabajan en el entorno de la gestión documental, archivos y patrimonio documental, cualquiera que sea su formato, en cualquier fase vital del documento de que se trate. Porque no olviden: la documentación creada hoy, mañana puede tener valor histórico. Conservar nuestra Historia depende de su correcto tratamiento. Las y los archiveros podemos contribuir a conseguirlo.
¿Cuántos archiveros forman parte de la asociación?
En estos momentos contamos con la participación de 70 compañeras y compañeros que forman la masa social de ASARCA.
¿Cuáles son sus principales reivindicaciones como colectivo en el Día de los Archivos?
En el Día Internacional de los Archivos, la Asociación de Archiveros de Canarias (ASARCA) solicita un año más que se emprendan medidas para evitar la situación de desidia en la que se encuentran muchos de los archivos públicos canarios. La aprobación de una nueva Ley de Archivos, desarrollada reglamentariamente y dotada de presupuesto, que sirva de marco legal para la puesta en marcha de un Sistema de Archivos de Canarias conformado por órganos de dirección, coordinación y asesoramiento técnico, y una normativa apoyada e impulsada por el Gobierno autónomo que de cohesión al sistema y regule sus procedimientos, puede ser un paso fundamental para la mejora de la situación general.
La legislación sobre transparencia ¿cómo les ha influido en su labor?
En el sector publico, los documentos son fundamentales para el concepto de democracia. Cuando los derechos personales no son respetados, son los documentos los que permiten a los ciudadanos solicitar y obtener una reparación legal. Por tanto, para que haya transparencia, la información tiene que ser veraz y tener sustento documental. Estos documentos han de ser auténticos, fiables, íntegros en su contenido, ser accesibles. Estas características solo se pueden cumplir cuando hay una cadena de custodia ininterrumpida en los archivos, cuando éstos cumplen su función correctamente. Aquella organización que carece de Archivo no puede garantizar su transparencia.
En la era del big data, de las tecnologías de la información y la comunicación digital, cuyo volumen en la nube crece exponencialmente, en la que todos producimos datos en las redes sociales y todos interactuamos, ¿está cambiando el concepto de archivo y de archivero?
El valor que supone contar con un archivo perfectamente organizado y dotado con los recursos humanos y materiales suficientes, todavía no es percibido como un beneficio real desde algunos centros de decisión directivos o políticos. Desde su nacimiento, ASARCA se ha esforzado en demostrar que la archivística es una disciplina en plena transformación; que además de su concepción tradicional, vinculada a la preservación, tratamiento y difusión del patrimonio documental de carácter histórico, los archivos actuales, impulsados por las tecnologías de la información, deben convertirse en un servicio cuya principal función es la sistematización de la gestión documental de un organismo, desde la creación del documento hasta su etapa final o histórica.
El concepto clásico de archivo –y el de archivero, en suma- ha evolucionado a la par que la administración electrónica. El archivo se encuentra presente, de forma clara, desde las primeras fases de la tramitación administrativa, ya que tanto el registro como las plataformas de gestión electrónica asumen conceptos y herramientas que siempre han utilizado los profesionales de la documentación: las tipologías documentales, los cuadros de clasificación, la descripción archivística, la definición de acceso, etc. Los archiveros cuentan con las herramientas suficientes para analizar el contexto organizativo y definir un mapa documental o un cuadro de clasificación. Saben diseñar mapas de procesos que dibujan el flujo documental de las instituciones donde se encuentran. Conocen también el contexto legal y normativo que afecta a la gestión. De este modo, el archivero está presente en la e-administración, tanto en la configuración de la documentación como a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su nacimiento hasta su conservación definitiva. No podemos olvidar tampoco que al hablar de funciones archivísticas, la mayoría de éstas se programan antes incluso de la producción de los documentos.
¿Qué actos han celebrado por el Día de los Archivos?
Desde hace varios años elaboramos un comunicado sobre algún tema relacionado con nuestros objetivos y lo distribuimos por nuestras redes sociales. Este año, además, hemos estrenado nuestro canal de Youtube con la difusión del contenido del II Congreso de Archivos en Canarias: Gestión del Documento, Expediente y Archivo Electrónico, celebrado en Enero en la Isla de Lanzarote. Y que reunió a los mejores expertos nacionales de la materia. Estamos muy satisfechos de los resultados de este evento, organizado por ASARCA y patrocinado por diversas instituciones de la Isla y empresas del sector de la gestión documental electrónica.
¿Cómo afectó la crisis económica y sus recortes a los archivos? ¿Disponen ya de presupuestos suficientes?
Los recortes afectaron mayoritariamente a la dotación de personal. Muchos compañeros y muchas compañeras perdieron su puesto de trabajo, lo que llevó consigo al deterioro del servicio de archivo cara a la ciudadanía. Lo habitual en un archivo sin archivero es que éste se quede a merced de personal condenado a resolver la papeleta cuando surge una necesidad. El desconocimiento lleva a posibilitar que personas carentes de formación archivística entren a “ordenar archivos” de instituciones o de empresas. Enviar a un funcionario al archivo a trabajar un tiempo como castigo es desgraciadamente muy habitual en nuestro ámbito laboral, lo cual se traduce en desidia, mala praxis y pérdida de patrimonio documental.
